Quelle carte bancaire d’entreprise choisir pour ses déplacements professionnels

carte bancaire

Quand on est habitué aux déplacements professionnels, arrive un moment où il devient assez complexe de gérer les frais y afférents. Pour simplifier la tâche aux salariés, une solution très simple a été pensée : la carte virtuelle pour les déplacements professionnels. Facilitant à la fois les paiements et la gestion des notes de frais, elle doit être choisie de manière à ce que chaque salarié soit capable de gérer ses dépenses professionnelles. Voici comment choisir la vôtre.

Carte d’entreprise : pourquoi l’adopter pour ses déplacements d’affaires ?

La carte virtuelle est une intéressante innovation parce qu’elle vient rendre la gestion des notes de frais moins compliquée qu’elle l’était. Les frais de voyage sont entre autres les dépenses effectuées par un employé dans le cadre professionnel, et sont d’ailleurs à la charge de l’entreprise. Contrairement à la carte virtuelle pour les déplacements professionnels, autrefois, les dépenses professionnelles individuelles étaient réglées avec la carte personnelle de chaque salarié.

Cette pratique manquait de transparence, car :

·        L’employeur avait des difficultés à qualifier chaque type de dépenses ;

·        Les salariés en arrivaient même à confondre les dépenses professionnelles aux personnelles ;

·        Les risques de fraude étaient récurrents, et ;

·        Il y avait une lenteur dans le remboursement des frais engendrés par les salariés indélicats.

Aujourd’hui, elle est dépassée. Une flopée de cartes d’entreprise est mise sur le marché pour permettre à chaque entreprise d’adopter la carte virtuelle pour les déplacements professionnels qui convient le mieux à ses salariés. Mais avant, quels sont les critères à prendre en compte lors du choix ? Les voici !

Carte d’entreprise : sur quelle base la choisir ?

Gagner du temps, simplifier la gestion de sa trésorerie, rendre sa comptabilité moins harassante, faciliter le suivi des dépenses engagées… Autant de bénéfices à tirer des cartes d’entreprise. Toutefois, d’une carte à une autre, ces avantages peuvent varier. Il s’agit là d’une raison suffisante pour examiner les différentes cartes en tenant compte de vos besoins, attentes et objectifs afin de trouver la carte virtuelle pour les déplacements professionnels qui vous correspond.

Le mode de fonctionnement de ces cartes est avantageux à plusieurs niveaux :

·        Simples d’utilisation et accessible à tous ;

·        Proposer un service client accessible 24h/24 et 7j/7 ;

·        Connectées au compte bancaire de l’entreprise pour rendre le règlement de factures automatique ;

·        Offrir plus d’autonomie aux salariés dans la gestion de leurs dépenses professionnelles ;

·        Offrir une protection contre les tentatives de fraude ;

·        Faire bénéficier des services affiliés à la carte et des réductions aux salariés ;

·        Simplifier le travail du financier.

En plus de ces avantages, la carte virtuelle pour les déplacements professionnels vous épargne des avances de frais considérables à faire pour que chaque employé assure ses déplacements professionnels.

Découvrez maintenant les différentes cartes d’entreprise et leurs fonctions.

La carte corporate

Elle est plus adoptée par les PME et convient parfaitement aux grands comptes où les employés sont régulièrement en déplacement d’affaires. Elle est adossée soit au compte de l’entreprise ou soit au compte personnel du salarié. Dans ce dernier cas, le voyageur peut facilement émettre des demandes de frais de déplacement automatiquement lorsque lesdites demandes font partie intégrante du système de contrôle des notes de frais.

À l’instar de la carte virtuelle pour les déplacements professionnels, la carte corporate améliore la gestion de frais de déplacement. Elle offre des garanties telles que l’assurance voyage au salarié et le remboursement de frais en cas de fraude.

La carte virtuelle

Comme l’indique son nom, il s’agit d’une carte digitalisée qui vous permet de régler vos frais de déplacement en ligne. À cet effet, elle vous génère un numéro de carte qui ne s’utilise qu’une seule fois pour une seule opération. Cela représente une solution hautement sécurisée pour vos différentes opérations face aux fraudes bancaires qui se multiplient. Avec la carte virtuelle pour les déplacements professionnels, il n’y a pas de possibilité que le salarié ou un tiers opère une dépense non autorisée.

Ici, toutes les dépenses liées aux déplacements professionnels sont directement débitées du compte de l’entreprise. Un autre avantage de ce modèle de carte est qu’elle facilite grandement les procédures de gestion des notes de frais, car les moyens de paiement sont concentrés sur les outils de gestion propres à l’entreprise.

La carte logée

Il est question ici d’une carte de paiement dématérialisée conçue sur le même modèle que la carte virtuelle pour les déplacements professionnels, mais fonctionnant différemment. En effet, elle est logée chez un prestataire hors de l’entreprise, donc une tierce personne qui peut être une compagnie de voyage.

Elle est généralement utilisée pour régler les dépenses relatives aux réservations de voyages professionnels (vol, train ou hôtel). Avec cette carte, il devient plus facile de gérer les innombrables notes de frais engagés auprès de différents fournisseurs.

La carte business

Encore appelée « carte achat », elle est dédiée à un groupe moins important de collaborateurs. Elle permet de régler des dépenses professionnelles assez précises, comparée à la carte virtuelle pour les déplacements professionnels.

Ces dépenses concernent certains achats et commandes non ordinaires engagés par les salariés. Ces notes de frais sont pour la plupart faibles. Le seul désavantage de cette carte est qu’elle n’offre pas une bonne visibilité sur les dépenses professionnelles et leur gestion.

Vous connaissez maintenant les fonctions de chaque carte d’entreprise. À vous de choisir la carte virtuelle pour les déplacements professionnels qui satisfera vos attentes !

SAS société par actions simplifiées : les caractéristiques financières
SARL société à responsabilité limitée : les caractéristiques financières