Pourquoi adopter la dématérialisation des factures ?

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La dématérialisation des factures est l’une des activités à privilégier pour relever les défis de la transformation numérique et de l’optimisation. Elle dominera tous les domaines d’activité. Formellement, les avantages de ces nouvelles solutions sont considérables : vous pouvez économiser de l’argent, sauvegarder vos données, éviter les modifications ou les pertes, centraliser tous vos documents, etc. Du siège au bureau administratif, la décentralisation occupe une position très importante.

Procédures de dématérialisation des factures

La numérisation des factures reçues ou émises consiste à impliquer le transfert de papier vers un support électronique qui se conforme à la réglementation fiscale et aux exigences autorisées.

Le processus d’archivage des dossiers n’est pas à portée de clic. La dématérialisation des factures ne peut se faire sans numérisation, mais avec acquisition de contenu. Une fois la numérisation terminée, les documents papier ne peuvent plus être utilisés. Ils sont stockés dans un fichier physique. La facture dématérialisée devient alors une facture électronique. Ce processus est lié à la facturation électronique. Cette étape principale est importante lors de la conversion de factures au format PDF.

La facture informatisée est en outre identifiée pour contrôler son authenticité. La gestion électronique des documents ou GED convertit les données électroniques en enregistrements électroniques. Les factures seront transmises au fichier document après avoir été converties au format XML ou PDF. Si la facture est au format PDF, elle est considérée comme non structurée ou ne peut pas être modifiée. Cela veut dire que les factures du client sont prêtes à être envoyées. Pour les formats XML, elles sont appelées comptes structurés. Vous pouvez alors suivre les règles d’échange électronique de données.

Enfin, la facture est envoyée par voie électronique au destinataire de la deuxième division. La copie de l’exemplaire est stockée dans le fichier. Cette sauvegarde est nécessaire pour le surveiller.

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La réglementation des factures électroniques

 Cependant, une signature électronique doit être remplie avant qu’une facture ne soit émise. Cette approche de la facturation numérique est essentielle pour authentifier la déréglementation. Alors, la facture papier doit être scannée comme preuve. Une facture signée électroniquement doit correspondre à la carte numérisée. Ce processus s’appelle la dématérialisation fiscale. La valeur de l’indicateur de valeur ajoutée doit être inscrite sur le reçu. Cela est nécessaire pour faciliter et prévenir l’intervention administrative fiscale.

En revanche, des factures structurées sont susceptibles d’être émises à condition qu’elles soient conformes à l’accord d’échange de documents électroniques. Si elles sont conformes aux normes EDI et ont également le taux de TVA, l’administration fiscale permettra au processus de négociation de se poursuivre.

Outils de la numérisation

 Des outils numériques devraient être utilisés pour dématérialiser les documents. Dans ce cas, un périphérique de numérisation très spécial est nécessaire pour numériser les factures papier. Cela pourrait être un scanner. Un ordinateur est indispensable pour lire automatiquement les documents numérisés. Pour échanger des factures informatiques par voie électronique, vous devez être connecté à Internet. La dématérialisation est indissociable de ces outils informatiques.

L’interopérabilité entre les logiciels de comptabilité est importante pour optimiser le processus d’échange de données. Les solutions Saas facilitent le transfert d’informations par e-mail. Le programme en mode Saas est efficace pour gérer les factures fournisseurs. Un système intégré tel que l’ERP est aussi peu coûteux pour gérer les comptes clients. Ce logiciel est important pour diminuer les délais de paiement.

Pour information, les entreprises qui ont impulsé leur transformation numérique n’ont pas uniquement rempli une obligation légale : la dématérialisation des factures fournisseurs est devenue stratégique car c’est un centre de profit. C’est une véritable révolution alors que la gestion habituelle des factures fournisseurs a toujours été considérée comme un coût !

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