Comment obtenir le remboursement des frais de déplacement ?

remboursement des frais de déplacement

Êtes-vous parmi les agents qui se déplacent très souvent au nom de l’entreprise ? Avec le billet d’avion, le billet du train, la location de voiture ou l’utilisation de votre véhicule personnel, la question de remboursement de frais de déplacement se pose toujours. Voici un guide pour vous aider à obtenir les remboursements des frais de déplacement.

Le remboursement pour quel transport

Un frais de déplacement désigne le coût de déplacement effectué par un employé au nom de son entreprise. La tournée peut s’effectuer avec une voiture, à bord d’un bateau et même à vélo pour les trajets plus courts. Mais en général, l’utilisation du véhicule de transport se divise en deux. Soit l’agent utilise les véhicules personnels pour des fins professionnelles, soit il réalise ses trajets par le moyen de transport en commun et au service public de location. Dans le premier cas, quand les agents font leurs missions avec leurs véhicules personnels, le remboursement des frais déplacement est fait par l’employeur. Quand on parle de véhicules de transport, il ne s’agit pas seulement d’une voiture, mais ça peut concerner aussi aux engins vélomoteurs. Et pour le deuxième cas, c’est à peu près la même chose, mais le déplacement se fait à travers les transports en commun et les services publics de location. Et dans les deux cas, votre employeur va vous rembourser les frais de déplacement lié à votre obligation professionnelle. Cliquez ici pour en savoir plus

Comment faire le calcul du remboursement

Chaque année, l’administration fiscale publie un tableau forfaitaire pour faire le calcul du remboursement des frais kilométriques. Avec ce tableau, tous les éléments qui se rattachent au véhicule sont pris en compte au détail. En général, il s’agit d’un remboursement des frais de déplacement en voiture. Dans ce cas, le frais de déplacement concerne le carburant, le frais de réparation et l’entretien du véhicule, la dépréciation ou encore l’assurance et bien d’autres encore. Et c’est le même principe pour tous les autres moyens de transport personnels utilisés pour achever votre mission. Mais il ne faut pas oublier le frais de remboursement kilométriques. Il s’agit ici de la déduction d’une somme d’argent liée au kilométrage effectué par les véhicules et de sa puissance. La distance est classée en trois catégories qui sont le moins de 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km et le 20 000 km et plus. Pour les véhicules de 4 chevaux par exemple, il sera remboursé à 0,491 euro par kilomètre en faisant 3500 km de trajet pendant un an. Et pour un véhicule de 7 chevaux, 0,399 euro par kilomètre en parcourant 22 000 km pour une année.

Les conditions pour être exonéré

Pour accomplir son œuvre, chaque employé bénéficie des indemnités kilométriques qui sont les frais de déplacement en voiture entre sa maison et le lieu de travail. Mais avant de profiter du remboursement des frais kilométrique par l’employeur, les salariés sont soumis à respecter trois conditions. En premier lieu, le remboursement se fait uniquement pour les dépenses professionnelles. Ce qui signifie que les dépenses doivent couvrir seulement aux activités du travail et non pas à des faits personnels. Mais quand les deux cas se présentent, seuls les frais d’usage professionnel seront exonérés. Deuxièmement, la dépense sera remboursée à condition qu’elle ne soit pas couverte par la déduction forfaitaire de 10 %. Pour des voyages en affaire, les frais de transport et les cadeaux offerts aux clients sont déjà pris en compte. Pour le frais de déplacement entre la maison et le lieu de travail, par exemple, la somme est rajoutée à la rémunération imposable, mais tranchée dans la déduction forfaitaire de 10 %. Troisièmement, la dépense doit être réelle et justifiable. Il faut garder les justifications originales pendant votre voyage comme preuve de votre déplacement.

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